Was ist ein Digitaler Planer?

Na, wie heißen die ungemein praktischen und hilfreichen Nachfolger der analogen Kalender und Bujos denn nun? Digitale Planer oder digital planner? Beides ist in Ordnung. Im englischen Sprachraum heißen sie einfach digital planner und im Deutschen kann man den englischen Namen verwenden oder sie als „digitale Planer“ bezeichnen.

Die meisten nutzen digitale Planer auf einem Tablet. Dabei ist es ziemlich egal, ob es sich um ein Android-Gerät oder ein iPad handelt – eine passende Software findest du sowohl für Android als auch für iOS von Apple. Wichtig ist, dass die entsprechenden Apps lauffähig sind. Idealerweise hast du auch bereits einen Pen/Stift, denn damit kannst du nachher viel schneller schreiben und außerdem merkt man sich doch die Dinge, die man per Handschrift notiert hat, irgendwie besser, oder?
Erfahre in diesem Artikel außerdem, welche Voraussetzungen (Hardware, Software, Tools) du benötigst und was die Vorteile sowie Nachteile sind.

Voraussetzungen für einen digitalen Planer

Damit du dein Leben oder zumindest einen Teil davon zukünftig digital organisieren und planen kannst, benötigst du zunächst die Hardware (ein Tablet, evtl. Stylus/Pen/Stift), dann die App, in der Du nachher Deine Notizen speicherst und in der du das Ganze benutzt. Schließlich brauchst du noch den Planer selbst. Diesen kannst du auf verschiedenen Plattformen und Shops kaufen und wird Dir dann meistens als PDF-Datei zum Download zur Verfügung gestellt.

Welche App benötige ich für digitale Planer?

Wie Du nun weißt, werden die Planer meistens als PDF bereitgestellt. Zur Nutzung auf Deinem Tablet benötigst Du eine App, die es Dir ermöglicht, das PDF als Grundlage zu laden und es dann um Deine eigenen Notizen zu ergänzen. Die beliebtesten Apps hierfür sind:

für iOS / iPadOS

• Goodnotes
• Notability
• ZoomNotes

für Android

• Xodo (auch für Apple-Betriebssysteme und Windows erhältlich)
• Foxit PDF
• Noteshelf
• Goodnotes (seit 2023)

Falls ihr ein Windows-Tablet verwendet, könnt ihr Xodo nutzen oder Drawboard PDF.

Eine dieser Apps reicht eigentlich schon aus und sie sind am meistverbreitesten für das Erfassen von handschriftlichen Notizen in deinem Planer. Die ersten beiden Apps kosten allerdings knapp 9-10 € – das sollte euch aber nicht abschrecken, denn ihr könnt euch auf ein Plus an Produktivität freuen und zudem macht das Ganze nachher auch höllisch Spaß. Es gibt übrigens auch einige kostenlose Alternativen – doch sind wir ehrlich: Bevor ich mich in ein Tool einarbeite und nachher feststelle, das einige Features der Software nicht vorhanden sind oder die Bedienung umständlich, fange ich lieber von Anfang an mit den bewährten Programmen an. Vielleicht noch als Tipp für Anfänger: es gibt auch ein „ZoomNotes Light“, das kostenlos ist und zum Reinschnuppern und Ausprobieren praktisch ist. Am besten du sammelst so viel Erfahrungen wie möglich, bevor du dich festlegst.

Welche Vorteile habe ich?

Ich weiß, viele haben im Job oder privat ihr Notizbuch, manche in DIN A4, manche lieber ein kleineres Büchlein und möchten das nicht missen. Trotzdem gibt es wirklich sehr viele Vorteile sich umzustellen und die eigenen Abläufe sowie Notizen zu digitalisieren.

Ein universeller Planer deckt mehr als deinen Alltag ab

Es gibt digitale Planer für den Job, das Studium, für Lehrer oder eben allgemeine, universelle Planer. Unser normaler digitaler Planer ist allgemein gehalten und somit universell einsetzbar – das bestötigen auch die vielen Erfahrungen unserer Nutzer.

Ein digitaler Planer schont die Umwelt

Ihr wisst selbst am besten, wie viele Notizbücher ihr pro Jahr braucht. Das ganze Papier braucht ihr mit der digitalen Version nicht mehr, d.h. ihr schont die Umwelt und spart kostbare Ressourcen.

Verschiedene Themen & Bereiche per Klick erreichbar

Kein lästiges Blättern und keine farbigen Register-Sticker mehr notwendig, damit Du weißt, wo was steht. Nutze einfach die Links im Planer und springe zwischen verschiedenen Seiten oder Bereichen komfortabel hin und her.

Alle Notizen können durchsucht werden

Neben verschiedenen Bereichen und Verlinkungen ist eine der wertvollsten Funktionen: die Suche. Dieses Feature spart so unglaublich viel Zeit und Nerven! Durchsuche alle Deine Notizen auf bestimmte Wörter und finde alles in Sekundenschnelle. Beim klassischen, analogen Planer haben wir ja auch oft gewusst, wo ungeführ etwas steht und mussten dann halt blättern, bis wir die Stelle gefunden hatten. Die Suchfunktion kürzt das natürlich extrem ab und stellt sicher, dass Du alles findest, was Du zu einem bestimmten Begriff notiert hast. So geht nichts mehr verloren. Das ist echt mega hilfreich!

Kombination von Kalender, Notizbuch und vielem mehr

Du nutzt bisher ein einfaches Bullet Journal oder einen Planer mit Jahreskalender? Oder einen wöchentlichen Planer? Oder einen Planer, um zu planen, was Du diese Woche kochst? Natürlich gehen auch Tracker für sämtliche Aktivitäten.

Während es bei den Papier-Planern schon einige Auswahl gibt, sind den Anwendungsfällen von digitalen Planern kaum Grenzen gesetzt. Du kannst für bestimmte Anwendungsfälle separate Planer in der App nutzen und hast trotzdem immer alles dabei.

In einem digital planner für deinen Beruf ist vielleicht schon alles drin, was Du brauchst. Vielleicht sogar viel mehr, aber Du musst ja nur das nutzen, was Du wirklich benötigst. Beim Papier hast Du nie so viel Auswahl. Man hat entweder Vorlagen drin, die man nie nutzt und trotzdem durch die Gegend trägt und die Platz wegnehmen. Oder für bestimmte Notizen fehlen dann wieder Vorlagen und man muss sich selbst behelfen. Am Ende ist es leider oft ein Kompromiss. In vielen guten Planern, die erhältlich sind, sind so viele Vorlagen und Möglichkeiten enthalten, dass Du keine Kompromisse mehr eingehen musst und keine Nachteile hast, wenn mehr dabei ist, als Du brauchen kannst.

Du hast so z.B. für Goodnotes Wochenplaner, Tagesplaner, Monatsplaner und noch viele weitere Möglichkeiten, Dich auszutoben.

Backup Deiner wertvollen Notizen

Beim klassischen Planer war die Situation klar: Sämtliche Notizen sind im Planer und sollte dieser abhandenkommen, sind auch die Einträge verloren. Weitere Gefahren sind Kaffee und andere Getränke sowie Regen.

Nicht jedes Tablet ist spritzwassergeschützt, d.h. diese Gefahren gelten auch für die digitalen Planer. Trotzdem kannst Du dafür sorgen, dass Deine digitalisierten Notizen bspw. in der Cloud abgelegt werden oder sie mit dem regulären Backup Deines Gerätes einfach mitsichern. Das ist ebenfalls ein großer Vorteil von digital plannern.

Synchroner Stand auf allen Geräten

Da die Daten auf Wunsch in der Cloud gesichert werden, kannst Du mit demselben Konto auch auf mehreren Endgeräten den gleichen Stand abrufen bzw. die App nutzen und die Notizen werden automatisch synchronisiert. Dadurch ergeben sich neue, praktische Anwendungsfälle, wie z.B. den Planer, den man sich mit dem Partner teilt und gemeinsam nutzt. Selbstverständlich ist das auch mega praktisch, wenn ihr ein geschäftliches Tablet habt, zuhause ein iPad und ihr möchtet trotzdem überall auf eure Notizen Zugriff haben.

Vieles lässt sich personalisieren und individualisieren

Es gibt bei den klassischen Planern auch verschiedene, teils sehr beliebte Techniken, den Planer mit Leben zu füllen. Dazu gehören natürlich verschieden farbige Stifte, farbige Aufkleber und mehr. Ich habe schon echt beeindruckende digitale Bullet Journals gesehen.

Alles erwähnte steht Dir auch beim digital planner zur Verfügung und das Tolle ist: Du kannst Dich so richtig austoben, tausend Dinge probieren und immer sofort rückgängig machen, falls es Dir nicht gefällt. Es gibt als Extras zahlreiche Sticker-Sets zu allen möglichen Themenbereichen. So kannst Du z.B. Sticker speziell für Deinen Beruf nutzen, die dann entsprechend designt sind oder Du hast lauter witzige Aufkleber, die zu Deinem Hobby passen. So wird Dein Planer zu einem Einzelstück und die Arbeit damit macht besonders viel Spaß.

Sicherheit & Passwortschutz

Es gibt in der Buchhandlung schon lange Tagebücher mit einem Schloss davor – bei Notizbüchern habe ich das allerdings noch nie wirklich gesehen. Die meisten von uns verwenden bei der Arbeit oder im Privatleben Notizbücher, in denen jeder einfach beliebig blättern kann, wenn es mal einen Moment unbeaufsichtigt liegen gelassen wird. Nutzt Du einen App auf Deinem Tablet, kommt niemand mehr ohne Weiteres an Deine persönlichen Aufzeichnungen (Du hast ja hoffentlich einen Sperrcode hinterlegt!) und vertraulichen Daten. Auch bei einem Verlust Deines Gerätes kannst Du einigermaßen beruhigt sein, denn trotz allen Ärgers brauchst Du kaum Angst davor haben, dass jemand unerwünschte Einblicke in Dein Leben bekommt.

Erfassen in Handschrift

Goodnotes als App für den digital planner bietet die Möglichkeit, Deine handschriftlich erfassten Notizen direkt in digitale Druckschrift umzuwandeln. Ihr könnt also von Hand schreiben und nachher ist Dank Maschinenschrift alles durchsuchbar. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass ihr die per Hand geschriebenen Notizen wahrscheinlich auch besser im Kopf behaltet, als wenn ihr alles getippt hättet. Zumindest bei mir ist es so, dass ich mir meine handschriftlich erstellten Notizen besser merken kann. Meistens ohne dass ich das unbedingt will, es ist einfach so.

Niedrige Kosten

Ja, Du brauchst ein Tablet als Grundlage (notfalls könntest Du es auch zunächst auf Deinem Smartphone ausprobieren, die werden auch immer größer) und ja, die meisten digitalen Planer kosten Geld. Doch was fällt an tatsächlichen Kosten an, welchen Preis muss man für die Nutzung bezahlen?

Hier eine kleines Rechenbeispiel:

• Planer-App (z.B. GoodNotes) ~ 10€ (aufgerundet)
• der Planer selbst, meist das PDF ca. 10-30€
• ein Sticker-Set ca. 5€

Damit bist Du in Summe bei einem Preis von ungefähr 30-40 €. Du hast darin enthalten dann aber wirklich alles, was Du sonst das Jahr über als Notizbücher, Bullet Journal oder klassischem Planer mit Kalender, benötigst.

Wenn Du ein richtiger Sparfuchs bist, kannst Du sogar Jahr für Jahr Geld sparen, indem Du einen undatierten „undated“ Planer nimmst. Diesen kannst Du jedes Jahr wiederverwenden und damit sinkt der Preis pro Jahr deutlich. Es geht sogar noch günstiger, wenn Du als Grundlage ein PDF nimmst, das gratis / kostenlos erhätlich ist. Einige Abstriche muss man da machen, aber für den ein oder anderen Anwender reicht das trotzdem. Ich schaue mal, was sich da für meine Leser machen lässt.

Ein digitaler Planer ist flexibel

Du kannst Dich in Deinem Notizbuch total austoben. Es gibt natürlich die PDF-Vorlage dahinter, aber was Du einträgst, ist Deine Sache. Der große Vorteil ist, dass Du erfasste Notizen durch die Gegend schieben kannst und wichtige Passagen jederzeit mit verschienenden Möglichkeiten, wie z.B. Textmarkern hervorheben kannst. So kannst Du zum Beispiel im weekly oder monthly planner wiederkehrende Tasks einmalig für eine Woche / Monat anlegen, kopieren und dann entsprechend in den Folgewochen oder -Monaten einfügen. So hast Du Deine Aufgaben ruckzuck übers Jahr verteilt.

Außerdem gibt es noch echt coole Wege, seine Notizen aufzupeppen. Das Stichwort hierfür lautet „Sticker“ (siehe GoodNotes Sticker). Du kannst mit einem digitalen Planer in einem Meeting einfach wild drauf los kritzeln und nachher in Ruhe Deine Notizen strukturieren und ordnen ohne nochmal von vorne anfangen zu müssen. Es heißt oft „Papier ist geduldig“, doch eure digitalen Notizen sind auf jeden Fall geduldiger und praktischer.

Wie Du siehst, gibt es doch echt eine lange Liste an Vorteilen und ich bin sicher, da sind auch ein paar Argumente dabei, die Dich überzeugen. Ich habe auch über mögliche Nachteile nachgedacht – es sind mir nicht so viele eingefallen, aber vielleicht kommen ja in Zukunft noch welche hinzu.

Nachteile eines digitalen Planers

Einige Nachteile sind die unmittelbare Kehrseite eines Vorteils, andere sind sehr allgemein.

Ich muss ein Tablet kaufen

Du hast vollkommen Recht – die Nutzung von digital plannern macht auf einem Tablet am meisten Spaß. Es ist schwer zu beurteilen, ob sich der Kauf eines Tablets einzig und allein für diesen Anwendungszweck lohnt. Wahrscheinlich eher nicht, oder? Falls Du mit dem Gedanken spielst, könntest Du es aber auch zunächst auf dem Smartphone ausprobieren. Es ist dann alles echt klein und nicht ganz so easy, aber reinschnuppern geht definitiv. Vielleicht hast Du Freunde, Familienmitglieder oder Arbeitskollegen, bei denen Du es mal ausprobieren kannst. Du besitzt bereits ein Tablet? Sei froh, diesen Nachteil kannst Du für Dich abhaken.

Keine Notizen bei leerem Akku

Bei unseren Smartphones kennen wir es ja bereits: Genau in diesem einen Moment, wo wir es unbedingt brauchen, ist der Akku leer. Na super! Immerhin hat jemand Power Banks erfunden und jeder von uns hat sich damit mal für den Moment retten können. Beim Tablet dürfte das ähnlich sein. Am besten ihr achtet darauf, dass euer Akku morgens voll ist und ihr im Zweifel ein Ladekabel mit ins Meeting nehmt. Denn ist der Akku leer, sind wirklich keine Notizen auf eurem Tablet möglich. Im Notfall hilft wie schon gesagt das Ladekabel, die Power Bank oder dann doch wieder das gute alte Blatt Papier mit Stift.

Am Anfang passiert einem das vielleicht tatsächlich einige Male, aber seid euch sicher: Ihr lernt daraus und nach einigen Wochen ist man geübt.

Datenschutz

Wie oben schon geschrieben sind eure Notizbücher auf dem Tablet im Idealfall durch einen Zugangscode oder euren Fingerabdruck gesichert. Das ist deutlich sicherer, als ein klassisches Notizbuch. Die entscheidende Frage zum Thema Datenschutz ist, inwieweit ihr den Cloud-Anbietern und App-Entwicklern traut. Ja, es ist alles digital erfasst und irgendwo gespeichert. Wenn ihr die Funktionalität eines Cloud-Backups oder der Synchronisierung über Geräte hinweg nutzt, müssen die Daten irgendwo im Netz gespeichert werden und man weiß nicht unbedingt einhundertprozentig, wer darauf zugreifen kann. Hier kann ich schwerlich eine Empfehlung abgeben und bitte euch, euch zu diesem Thema selbst zu sensibilisieren und schlau zu machen, damit ihr eine eigene Meinung dazu habt und das „Risiko“ abschätzen könnt. Für mich selbst habe ich entschieden, dass dies keine Gefahr darstellt. Deutlich anders sieht das Thema Datenschutz bei der Nutzung eines digitalen Lehrerkalenders aus – dort dürfen persönliche Daten wie bspw. Kontaktdetails von Schülern oder Eltern in der Regel nicht in Cloud-Lösungen (z.B. Google Drive oder OneDrive) gesichert werden. Daher muss beim automatisierten Backup aufgepasst werden.

Aufpassen müsst ihr natürlich bei geschäftlichen Notizen, insbesondere bei vertraulichen, geheimen Daten und Kundendaten. Fragt im Zweifel bei eurer IT-Abteilung oder dem Datenschutzbeauftragten im Unternehmen nach.

Du brauchst trotzdem noch einen Kalender für Erinnerungen

Es gibt mittlerweile digitale Planer mit einer sogenannten „Google-Kalender“- oder „Apple-Kalender-Integration“. Wenn man ganz genau hinschaut ist das aber keine wirklich Integration und keine automatische Synchronisation der Termine. Es wird lediglich dabei geholfen, aus z.B. GoodNotes heraus schnell Termine in deiner Kalender-App anlegen zu können. Damit gewinnt man Zeit. Ändert man aber in einem der beiden Tools den Termin, muss das Update im anderen System manuell nachgezogen werden. Daher halte ich den Begriff „Integration“ oder „Sync“ hier für falsch.

Du wirst also neben dem digitalen Planer weiterhin eine Kalender-App nutzen möchten – zumindest bis die PDF-Apps tatsächlich Erinnerungen als Funktion bekommen. Nur um es klarzustellen: Das ist ein kleiner Minuspunkt, doch trotzdem ist ein digitaler Planer so praktisch, dass ihn Zehntausende nutzen. Es gibt mittlerweile digitale Planer, die mit einer „Integration“ werben – allerdings handelt es sich dabei genau genommen nicht um eine Integration, sondern allerhöchstens um eine Verknüpfung. Du kannst Termine aus dem Planer ruckzuck in deinem Kalender erstellen lassen – es gibt aber keine Synchronisierung zwischen beidem. Wenn du das möchtest, schaust du dir am besten Zoomnotes genauer an. Damit kannst du nämlich eine richtige Integration mit Google Calendar oder dem Apple-Kalender auf die Beine stellen.

Digitales Notizbuch statt Planer

Ein digitaler Planer bringt oft schon viele Vorlagen und Seitenlayouts mit. Auch genügend leere Seiten für Notizen sind mit dabei. Falls Dir das noch eine Nummer zu groß ist, kannst Du natürlich auch mit einem digitalen Notizbuch starten. Entweder im klassischen Notizbuch-Style oder als digitales BulletJournal bzw. Bujo. Übrigens: Wenn Du überhaupt erstmal ausprobieren möchtest, ob Dir das digitale Erfassen von Notizen liegt, haben wir ein Geschenk für Dich. Probiere gerne unser kostenloses, digitales Notizbuch aus und sammle erste Erfahrungen damit.

Fazit

Fassen wir zusammen: Digital planner sind bei uns und auf deutsch erst solangsam im Kommen. In den USA hingegen ist das ganze Thema ein Riesentrend mit enormem Wachstum und ich bin sicher, dass es auch bei uns in den kommenden Jahren unsere Papierplaner Stück für Stück ersetzt. Wie so manches, wird auch diese Welle garantiert über den großen Teich schwappen.

Der Einsatz von digitalen Planern ist in vielen Bereichen sinnvoll und eine echte Erleichterung. Dabei ist vollkommen egal, ob Du ihn für Hobby, Privatleben, den Job oder auch in der Schule oder an der Uni einsetzt. Es gibt universelle Planer und Planer, die speziell auf den Anwendungsfall zugeschnitten sind, wie z.B. digitale Lehrerkalender. Die Liste der genannten Vorteile ist echt riesig und Nachteile waren sehr schwer auszumachen.

Die Kosten bzw. Preise halten sich im Rahmen, wenn Du bereits ein Tablet (idealerweise mit Pen) hast. Für die Planer-App, den Planer selbst und einige Sticker zum Aufpeppen kannst Du 30-40 € kalkulieren.

Hast Du schon Erfahrungen damit gesammelt? Lass uns gerne teilhaben und berichte in den Kommentaren.

Häufige Fragen

Hier sammeln wir die häufigsten Fragen übersichtlich.

Wie nutze ich digitale Planer für Android?

Auch für Android-Nutzer gibt es Software bzw. Apps zur Nutzung des digitalen Planers. Weit verbreitet unter Android ist das kostenlose Xodo. Außerdem kannst Du aber auch die ebenfalls kostenlose App Foxit PDF Reader verwenden. Da sie alle gratis sind, probiere sie doch einfach aus.

Brauche ich einen Pen oder Stylus?

Für die optimale Nutzung eines digitalen Planers solltest Du Dir einen Pen gönnen. Es geht ohne auch, aber so wirklich viel Sinn ergibt das nicht und vor allem bleibt viel Spaß auf der Strecke. Es ist doch viel schöner, seine Handschrift im planner zu sehen und das verleiht ihm auch noch einen persönlicheren Touch. Meiner Meinung nach ist ein Pen eine Investition, die sich definitiv lohnt, wenn Du es Ernst mit digital planning meinst.